Podmínky zpracování osobních údajů
PED Academy School, základní škola, s.r.o., IČ 094 99 768 (dále jen „škola“), považuje ochranu a důvěrnost osobních údajů za stěžejní. V tomto ohledu Vás chce škola jako správce osobních údajů transparentně informovat, jaké osobní údaje eviduje, k čemu je využívá a na základě jaké legislativy tak činí, a to za účelem hájení Vašich práv proti neoprávněnému zacházení s Vašimi osobními údaji, poskytnout Vám informace, jakým způsobem je s Vašimi osobními údaji nakládáno a jak jsou Vaše osobní údaje chráněny.
Jako správce osobních údajů zpracovává škola osobní údaje v níže uvedených případech, a to v souladu se zákonem o zpracování osobních údajů č. 110/2019 Sb. (dále jen „zákon o zpracování“) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“).
Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů ve smyslu národní a evropské legislativy je:
PED Academy School, základní škola, s.r.o., IČ 094 99 768
sídlem Suchdolská 85/14, Sedlec, 160 00 Praha 6
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 337166
Jmenovaným pověřencem ochranu osobních údajů pro školu je Mgr. Markéta Vohánková, email: vohankova@pedacademy.cz, tel. 725947074, každý všední den v budově školy od 10,00 – 14,00.
V případě dotazů ohledně zpracování a ochrany osobních údajů je možné se k uplatnění Vašich práv ve vztahu k zpracování osobních údajů na nás obracet , , poštou na adresu sídla školy či prostřednictvím datové schránky (ID DS mcei9ra), či prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů emailem na adresu vohankova@pedacademy.cz. Pokud bychom měli pochybnost o Vaší totožnosti, můžeme požádat o dodatečné ověření Vaší totožnosti.
Výše uvedenými způsoby je možné se na školu obracet při uplatnění Vašeho práva na přístup k Vašim osobním údajům, na jejich opravu či výmaz, popřípadě omezení jejich zpracování, vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů ve veřejném zájmu či na základě oprávněných zájmů školy, jakož i při uplatnění práva na přenositelnost údajů a dalších práv dle GDPR. Výše uvedenými způsoby můžete rovněž odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste dříve škole udělili.
Ve vztahu ke zpracování osobních údajů škola upozorňuje, že venkovní prostory jsou snímány kamerovým systémem, který je provozován vlastníkem areálu, v němž se nachází prostory školy. Škola žádným způsobem osobní údaje z tohoto kamerového systému nezpracovává, ani k nim nemá přístup. Škola dále upozorňuje, že v rámci jednotlivých tříd jsou instalovány kamery, které jsou určeny pro online výuku, jsou nepohyblivé, snímají jen interaktivní tabuli ve třídě a případné osoby před ní stojící. Kamery jsou v provozu toliko v případě, kdy probíhá online výuka, a slouží výlučně k přenosu obrazu. Záznam z nich škola neuchovává, ani dále nezpracovává.
Jaké osobní údaje zpracováváme a proč
Za účelem plnění zákonné povinnosti správce:
Největší část osobních údajů, které zpracováváme o našich žácích a jejich zákonných zástupcích, zpracováváme za účelem plnění zákonné povinnosti v souvislosti s poskytováním základního vzdělávání dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon). Za tímto účelem zpracovává škola následující osobní údaje:
- vedení školní matriky dle § 28 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, pokud rodné číslo nebylo přiděleno, státní občanství, místo trvalého pobytu, místo pobytu v ČR u cizince, místo pobytu v zahraničí, pokud žák nepobývá na území ČR), údaje o předchozím vzdělání, stupně dosaženého vzdělání, obor vzdělávání, datum zahájení a ukončení vzdělávání ve škole, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk, údaje o zdravotní způsobilosti, údaje o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytování vzdělávání, údaje o znevýhodnění, mimořádném nadání a podpůrných opatřeních, údaje o závěrech vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení, datum ukončení vzdělávání ve škole
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, místo trvalého pobytu, místo bydliště, pokud nemá trvalé bydliště na území ČR, adresa pro doručování, telefonické spojení
- Evidenční list žáka dle § 28 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, pokud rodné číslo nebylo přiděleno, státní občanství, místo trvalého pobytu, místo pobytu v ČR u cizince, místo pobytu v zahraničí, pokud žák nepobývá na území ČR, třída, oddělení nebo školní skupina, telefonní spojení
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, místo bydliště, adresa pro doručování, telefonické spojení, email, ID DS
- Evidence doplňujících údajů ve školní matrice dle § 1 a 1a vyhlášky č. 364/2005 Sb.:
- U žáka: označení rámcového a školního vzdělávacího programu, označení pravidel hodnocení výsledků vzdělávání, třída, oddělení či vzdělávací skupina, jméno a příjmení třídního učitele, vedoucího oddělení nebo vedoucího učitele studijní skupiny, názvy předmětů, názvy zájmových útvarů, výchovná opatření a hodnocení chování žáka, počet let splněné povinné školní docházky, údaje o docházce do školy, přehled zameškaných hodin a neomluvených zameškaných hodin, údaje o přestupu, přeřazení do jiné třídy, údaje o vydání vysvědčení, převažující stupeň přiznaných podpůrných opatření a identifikátor znevýhodnění, poskytovaná podpůrná opatření, úpravy obsahu a očekávaných výstupů vzdělávání, informace o vzdělávání dle individuálního vzdělávacího plánu, platnost doporučení školského poradenského zařízení
- U zaměstnanců: jméno a příjmení vyučujícího předmětu
- Evidence doplňujících údajů ve školní matrice dle Přílohy č. 1 vyhlášky č. 364/2005 Sb.:
- U žáka: pohlaví, způsob předchozího vzdělávání, počet let splněné povinné školní docházky, výuka předmětů v cizím jazyce, počet předmětů, počet hodin, ročník, celková doba přerušení vzdělávání, opakování ročníku, způsob plnění povinné školní docházky
- Vedení evidence úrazů v knize úrazů dle § 29 školského zákona a § 1 vyhlášky č. 64/2005 Sb.:
- U žáka: jméno a příjmení, datum narození, popis úrazu, popis události, při které k úrazu došlo, datum a místo úrazu
- U další osoby: kým byl úraz ošetřen, další údaje, pokud jsou potřebné k sepsání záznamu
- Záznam o úrazu dle § 2 až 4 a přílohy vyhlášky č. 64/2005 Sb.
- U žáka: úraz, jehož důsledkem byla nepřítomnost žáka alespoň 2 po sobě jdoucí vyučovací dny nebo smrtelný úraz
- Prohlášení o pravidlech pro provádění chemických pokusů dle § 22, 29, 30 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, třída, datum narození
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení
- Potvrzení o seznámení se se zásadami pro používání elektrických spotřebičů ve škole dle § 22, 29, 30 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, třída, datum narození
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení
- Žádost o přijetí k základnímu vzdělávání dle § 36, 46 a 28 školského zákona:
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, místo trvalého pobytu, adresa pro doručování, telefon, email, ID DS
- U dítěte: jméno a příjmení, datum narození, místo narození, státní příslušnost, rodné číslo, místo trvalého pobytu
- Žádost o přijetí k základnímu vzdělávání dle § 20 odst. 2 a 3 školského zákona:
- Údaj o oprávněnosti pobytu na území ČR
- Rozhodnutí o žádosti o přijetí k základnímu vzdělávání dle §165 školského zákona:
- U dítěte: jméno a příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu, datum, ke kterému byl žák přijat, obor vzdělávání, datum zahájení povinné školní docházky
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, bydliště, doručovací adresa
- Žádost o odklad povinné školní docházky dle § 37 školského zákona:
- U dítěte: jméno a příjmení, datum narození, trvalý pobyt, důvod k odkladu povinné školní docházky
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu
- Rozhodnutí o žádosti o odklad povinné školní docházky dle § 37 školského zákona:
- U dítěte: jméno a příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu, datum, od kterého je povolen odklad povinné školní docházky
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, bydliště, doručovací adresa
- Vedení záznamů v třídní knize dle § 28 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, škola, třída, obor vzdělávání, přehled hodin výuky, denní záznam o poskytování vzdělávání v jednotlivých předmětech, účast žáka na výuce, omluvené hodiny
- U zaměstnanců: přehled vyučujících
- Žádost o přestup do základní školy dle § 22 a 49 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, datum narození, trvalý pobyt, rodné číslo, státní občanství, adresa školy, ze které se žák hlásí, ročník, ve kterém se žák vzdělává, cizí jazyk, ve kterém se žák doposud vzdělával
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, bydliště, doručovací adresa
- Rozhodnutí o žádosti o přestup žáka dle § 49 školského zákona:
- U dítěte: jméno a příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu, datum, od kterého žák přestupuje do základní školy
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, bydliště, doručovací adresa
- Informace k odhlášení žáka ze vzdělávání dle § 22 a 49 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, datum narození, místo narození, státní občanství, adresa trvalého pobytu, datum odhlášení, důvod odhlášení, adresa základní školy, kam žák přestupuje
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu, telefon, email, adresa pro doručování
- Posudek o zdravotní způsobilosti dle § 28 a 22 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, datum narození, trvalý pobyt, údaj o zdravotní způsobilosti, údaj o pravidelných očkováních, alergiích, užívaných lécích
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení
- Uvolnění žáka z vyučování dle § 28 a 50 školského zákona
- U žáka: jméno a příjmení, třída, datum narození, bydliště, termín uvolnění, důvod uvolnění
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení
- Stravování dle § 28, § 122 odst. 2 až 4 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, třída, datum narození, , školní rok, datum zahájení a ukončení školské služby, údaje o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytování stravy
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, bydliště, , telefonní spojení
- Seznámení se školním řádem a školním vzdělávacím programem dle § 30 školského zákona:
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, podpis
- Oznámení o zahájení a rozhodnutí o zahájení nebo ukončení individuálního vzdělávání dle § 34b, 35 školského zákona:
- U žáka: jméno a příjmení, místo trvalého pobytu či bydliště, pokud nemá trvalý pobyt na území ČR, rodné číslo, časový rozsah, ve kterém bude dítě individuálně vzděláváno, důvody pro individuální vzdělávání
- U zákonného zástupce: jméno a příjmení, místo trvalého pobytu, doručovací adresa, telefonické spojení, email
U zaměstnanců školy zpracovává škola na základě zákona dále tyto osobní údaje:
- Pro evidenční listy důchodového pojištění zasílaných na OSSZ (podle § 37 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): datum a místo narození, všechna dřívější příjmení, rodné číslo, místo trvalého pobytu, pohlaví, státní příslušnost, vznik a skončení pracovního poměru. Byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po ukončení důchodového pojištění v cizině, rovněž údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a cizozemském čísle pojištění;
- Pro výkon pedagogické činnosti: způsobilost k právním úkonům, zdravotní způsobilost, odborná kvalifikace, bezúhonnost
- Pro správný výpočet mzdy: vzdělání, předchozí praxe;
- Pro správný výpočet měsíčních záloh na daně (podle daňového řádu): druh pobíraného důchodu;
- Pro zjištění přesného data nároku na odchod do starobního důchodu (podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): počet dětí (u žen);
- Pro plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců (podle § 83 zákona o zaměstnanosti): zdravotní znevýhodnění;
- Pro placení zdravotního pojištění (podle § 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění): zdravotní pojišťovna;
- Za účelem hlášení zaměstnávání cizinců: státní občanství;
- Prohlášení poplatníka daně z příjmu (podle zákona o správě daní poplatků):
- pokud zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění a manžel/ka je zaměstnán/a: příjmení a jméno manžela/ky, název a adresa zaměstnavatele
- pokud zaměstnanec uplatňuje zvýhodnění na vyživované dítě: jméno, příjmení a rodné číslo dítěte.
Tyto údaje je škola povinna zpracovávat v daném rozsahu, a to na základě platných právních předpisů.
Škola dle zvláštních právních předpisů zpracovává rovněž další osobní údaje za účelem:
- Podněty pro jednání OSPOD dle § 10 odst. 4 zákona č. 359/1999 Sb.
- Podněty pro jednání přestupkové komise dle § 73 zákona č. 250/2016 Sb.
- Podklady žáků pro vyšetření v pedagogicko-psychologické poradně dle § 12 odst. 2 vyhlášky č. 27/2016 Sb.
- Hlášení trestných činů dle § 368 zákona č. 40/2009 Sb.
- Údaje o zdravotní způsobilosti na zotavovacích akcích dle § 9 odst. 1 a 2 zákona č. 258/2000 Sb.
Právní předpisy a legislativa ČR nám taktéž v určitých dalších případech dávají povinnost osobní údaje zpracovávat. Jedná se typicky o uchování údajů dle zákonných požadavků z důvodu vedení účetnictví.
Za účelem plnění povinností prováděných školou v pozici zaměstnavatele ve veřejném zájmu zpracovává škola tyto osobní údaje:
- Pro vedení evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání: údaje o zdravotním stavu;
- Pro plnění povinností plátce mzdy v exekučním a insolvenční řízení: jméno, příjmení, rodné číslo.
Za účelem plnění smlouvy:
Další část osobních údajů, které zpracovává škola o žácích, jejich zákonných zástupcích a zaměstnancích, vede za účelem plnění smlouvy.
Za tímto účelem jsou zpracovávány osobní údaje v rozsahu:
- U žáka: jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, bydliště
- U zákonných zástupců: jméno a příjmení, datum narození, bydliště, telefon, email, bankovní spojení
- U zaměstnanců: jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, zdravotní pojišťovna, bydliště, adresa pro doručování, pro zasílání mzdy – jméno, příjmení, číslo účtu; pro komunikaci – soukromý email a telefonní číslo
Bez těchto údajů nemůže škola zajistit plnění povinností a poskytování služeb (výuky, stravování), které plyne z řádně uzavřené smlouvy mezi školou a zákonnými zástupci. V případě neposkytnutí těchto údajů nebude proto možné ze strany školy smlouvu uzavřít. Současně Vás informujeme, že z uzavřené smlouvy také plyne naše povinnost předávat údaje žáků a zákonných zástupců poskytovateli pojistných služeb.
Na základě souhlasu:
Na základě svobodného a informovaného souhlasu zpracovává škola následující osobní údaje:
- U žáků:
- Za účelem prezentace školy: jednorázově a nahodile pořízené fotografie a audiovizuální nahrávky z akcí školy
- Evidenční list: národnost, pojišťovna
- Evidence ve školní matrice:
- Pojišťovna žáka
- údaje o sourozenci žáka – jméno a příjmení, třída, oddělení nebo studijní skupina
- přijímání k základnímu vzdělávání: zdravotní pojišťovna
- přestup do základní školy: zdravotní pojišťovna
- Vedení seznamu žáků pro akce konané mimo školu a pro účast na soutěžích:
- jméno a příjmení
- U zákonných zástupců:
- Za účelem vyzvedávání žáka ze školy třetí osobou či informování třetí osoby o důležitých opatřeních školy v průběhu vzdělávání: jméno a přímení osoby, bydliště, adresa pro doručování, telefonní spojení, email, ID DS
- Osoby, které lze informovat o žáku – jméno a příjmení, místo trvalého pobytu, doručovací adresa, telefonní spojení, email
- Pro účely bezproblémového režimu vzdělávání – č.j. rozsudku o rodičovské odpovědnosti, jméno a příjmení, časový rozsah styku druhého rodiče s žákem
- Pro účely stravování: číslo účtu
- U zaměstnanců:
- Za účelem prezentace školy: jednorázově a nahodile pořízené fotografie a audiovizuální nahrávky z akcí školy, jméno a příjmení, třída
Souhlas je možné kdykoli odvolat, a to dopisem, emailem či telefonicky. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů vycházejícího z dříve uděleného souhlasu učiněného před jeho odvoláním.
Zdroj osobních údajů
Osobní údaje, které zpracováváme, získáváme primárně přímo od subjektu údajů. Se všemi osobními údaji je nakládána v souladu v interními opatřeními školy k ochraně osobních údajů.
Doba, po kterou vaše osobní údaje zpracováváme
Osobní údaje dětí, žáků, jejich zákonných zástupců a zaměstnanců škola zpracovává a uchovává jen po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze smlouvy, vyjma údajů, jejichž uchovávání je stanoveno platnými právními předpisy, po kterou je škola povinná Vaše osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, a vyjma osobních údajů zpracovávaných na základě Vašeho souhlasu, kdy doba jejich uchování je vázána na existenci Vašeho souhlasu. Po uplynutí této doby je škola oprávněna zpracovávat Vaše osobní údaje výlučně jen pro účely slučitelné s GDPR a zákonem o zpracování osobních údajů anebo pro zvláštní účely (archivace či statistika).
Zabezpečení osobních údajů
Škola má vytvořený systém pro zajištění ochrany Vašich osobních údajů.
Škola v rámci svých vnitřních předpisů upravuje pravidla pro ochranu osobních údajů, včetně vedení školní matriky. Rovněž má škola pověřence pro ochranu osobních údajů, který monitoruje soulad zpracování osobních údajů s GDPR a zákonem o zpracování.
Škola shromažďuje osobní údaje jen v nezbytně nutném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu. Osobní údaje, které jsou již nepotřebné, pak škola likviduje. Osoby, které v rámci školy mají přístup k osobním údajům, jsou zavázány mlčenlivostí o těchto údajích a jsou dále vázány pravidly stanovenými pro nakládání s osobními údaji. Osobní údaje nejsou poskytovány třetím osobám mimo výchovně vzdělávací proces, s výjimkou případu níže uvedených. Ochrana osobních údajů je zajištěna v rámci školy včetně práce s IT technikou.
Poskytování osobních údajů
Veškeré osobní údaje žáků, zákonných zástupců a zaměstnanců zpracováváme manuálně a využíváme výhradně pro vnitřní potřebu školy, chráníme je před zneužitím a neposkytujeme třetím stranám bez předchozího upozornění nebo Vašeho souhlasu. Výjimku z tohoto pravidla představují případy, kdy zpřístupnění představuje povinnost, kterou škole ukládá zákon (např. orgánům státní správy) nebo povinnost vyplývající se smluvního vztahu se zaměstnancem (např. bankám při provedení on-line platby) nebo jsou osobní údaje zpřístupněny z důvodu ochrany práv školy osobám, které jsou ze zákona vázány mlčenlivostí (např. advokátům). Omezený přístup k osobním údajům mohou mít naši externí partneři, kteří pro nás vykonávají podpůrné služby (např.: auditoři, poskytovatelé právních služeb). U všech našich externích partnerů smluvně vyžadujeme (mimo orgány veřejné správy), aby zpracovávali Vaše osobní údaje v souladu s podmínkami ochrany osobních údajů a platnou legislativou a aby byla zajištěna řádná ochrana Vašich osobních údajů.
Zároveň Vás tímto škola informuje, že nemá v úmyslu Vaše osobní údaje předávat do třetích zemí mimo území Evropské Unie či do mezinárodních organizací.
Jste-li přesvědčeni, že s vašimi osobními údaji nezacházíme adekvátně, podle zákonných norem nebo je třeba údaje opravit budeme rádi, pokud nám sdělíte Vaše výtky a vše v rámci vzájemné domluvy vyřešíme. Kdykoliv však máte možnost podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 – Holešovice. Kontaktní údaje Úřadu pro ochranu osobních údajů jsou dostupné na webových stránkách úřadu https://www.uoou.cz.
Škola si vyhrazuje právo provést změny uvedených podmínek, zejména za účelem zapracování legislativních změn, či změn účelu a prostředků zpracovávání.
